Pensioen in de arbeidsovereenkomst: hoe beschrijft u dit?

Met de term “goed werkgeverschap” bent u waarschijnlijk wel bekend. Het is iets waar alle werkgevers mee te maken hebben en staat zelfs vastgelegd in de wet. Eén van de dingen die we hieronder verstaan, is zorgvuldigheid in de breedste zin van het woord. Als werkgever bent u dus verplicht om zorgvuldig te zijn.  Zo ook met uw pensioenafspraken. Een voorbeeld: hoe zorgvuldig legt u uw pensioenafspraken (ook wel pensioenovereenkomst) vast? Waar legt u het vast? En zijn deze nog up-to-date? Vaak worden de pensioenafspraken in een arbeidsovereenkomst vastgelegd of in een personeelshandboek. Voor het vastleggen hiervan bestaan verschillende mogelijkheden.

Het begint met de arbeidsovereenkomst. Hierin staat de overeenkomst die u aangaat met uw werknemers over onder andere de pensioenregeling. Er wordt een aanbod gedaan voor toetreding tot de pensioenregeling. Tekent uw werknemer de overeenkomst? Dan is het aanbod aanvaard. Er ontstaat een ‘pensioenovereenkomst’ tussen u en de werknemer. Voor de inhoud van de pensioenregeling verwijst u het best naar de laatste juridische (pensioen)documenten.

Tip: neem geen specifieke informatie over de pensioenregeling op in de arbeidsovereenkomst. Dat voorkomt dat u bij een wijziging in de regeling ook uw arbeidsovereenkomst moet aanpassen en opnieuw moet laten tekenen.

Pensioendatum is niet wat het lijkt
We gaan allemaal met pensioen. Maar wanneer? Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (vast contract) bevat geen einddatum en eindigt dan ook niet automatisch. Het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd kan een reden zijn voor beëindiging van deze arbeidsovereenkomst. Voorwaarde is wel dat u deze beëindigingsdatum schriftelijk opneemt.

Staat dit in uw arbeidsovereenkomst? Pas daarbij op met het woord pensioendatum, want dat is vandaag de dag voor veel interpretaties vatbaar. Is het de AOW-leeftijd of de pensioendatum die in de pensioenregeling is vastgelegd? Sinds 2013 schuift de AOW-leeftijd op. Op dit moment is de AOW-gerechtigde leeftijd 66 jaar en 4 maanden. De ‘pensioenrichtdatum’ staat in de meeste pensioenregelingen nu op 68 jaar.

Tip: geef in de arbeidsovereenkomst duidelijk aan wanneer deze eindigt. Zorg ervoor dat andere communicatie-uitingen, zoals presentaties voor werknemers of intranetinformatie, hierop aansluiten. 

Het personeelshandboek: wat neemt u hierin op?
Veel werkgevers hebben naast de arbeidsovereenkomst ook een personeelshandboek. Samen vormen deze twee documenten een geheel. Het personeelshandboek bestaat uit een opsomming van de belangrijkste primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan salarissen, pensioenregelingen, vakantie en verlof. Huisregels staan hier ook regelmatig in. Een personeelshandboek biedt veel voordelen:

• Houvast: de rechten en plichten van werknemers staan hierin
• Duidelijkheid: het geeft structuur aan uw personeelsbeleid
• Transparantie: de afspraken gelden voor iedereen
• Zekerheid: als werkgever sta je juridisch sterker als je zaken goed vastlegt
• Gemak: de voorwaarden gelden voor alle of een grote groep werknemers

Bij het maken en onderhouden van een personeelshandboek komt het ‘goed werkgeverschap’ weer kijken, want zorgvuldigheid is hierbij belangrijk. Zo voorkomt u dat specifieke informatie over bijvoorbeeld de pensioenregeling niet up-to-date is, verkeerd is verwoord of zelfs ontbreekt. Let daarbij op dat u niet zomaar arbeidsvoorwaarden wijzigt. Zonder overeenstemming met de individuele werknemer is dat beperkt mogelijk. 

Tip: vermeld de belangrijkste zaken over de pensioenregeling in het personeelshandboek: wat voor soort pensioenregeling er is, de hoogte van de eigen bijdrage van de werknemers en de pensioenuitvoerder. Voor verdere details kun je verwijzen naar de juridische documenten, zoals het pensioenreglement. 

Vrijwillige verzekeringen
Veel pensioenregelingen kennen vrijwillige elementen. Bijvoorbeeld de verzekering van het ANW-hiaat, of de nettopensioenregeling. De werknemer betaalt de premie voor de verzekering meestal zelf. Maar informatie over dit soort verzekeringen staat vaak niet vermeld.

Tip: benoem alle vrijwillige verzekeringen in uw personeelshandboek. Vermeld de consequenties van het wel of niet afsluiten, wie de premie betaalt en het proces van aanvragen van de verzekering. 

Bijsparen
Veel werkgevers hebben een ‘beschikbare premieregeling’. Dit houdt in dat de hoogte van de pensioenuitkering niet vooraf vast staat. In veel gevallen wordt er geen maximale premie betaald. Wel hebben werknemers vaak de keuze om bij te sparen in de pensioenregeling. Deze bijspaarpremie kunt u in het personeelshandboek vermelden.

Tip: informeer werknemers periodiek over de mogelijkheid om bij te sparen. Verwijs de werknemers naar de portal van de pensioenuitvoerder. Hier staat veel informatie over bijsparen en wat dit betekent voor de verwachte hoogte van de pensioenuitkering.

Soorten verlof
Zwangerschapsverlof, (aanvullend) geboorteverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, calamiteitenverlof of een sabbatical. Tegenwoordig zijn er vele soorten verlof. Maar wat is het gevolg van het opnemen van verlof voor de pensioenregeling? Bouwt uw werknemer nog pensioen op als hij of zij een half jaar een sabbatical opneemt? Of stopt het? Of wilt u dat de pensioenopbouw doorgaat, maar dat de werknemer juist meer zelf gaat bijdragen? Een hoop opties. Per 1 juli 2020 kunnen partners aanvullend geboorteverlof opnemen. De vraag is wat de gevolgen zijn voor pensioenopbouw. Informatie waarover u duidelijk moet zijn in uw personeelshandboek. Benoem niet alleen de gevolgen voor het salaris, maar ook de gevolgen van verlof op de pensioenopbouw en de eigen bijdrage in de pensioenregeling.

Tip: kijk uw in pensioenreglement wat er staat over ‘verlof en pensioenopbouw’. Zorg ervoor dat duidelijk is voor uw werknemers of het pensioen wel of niet of gedeeltelijk wordt opgebouwd. Én  wat de gevolgen voor de premiebetaling zijn.

De actualiteit vraagt om het constant aanpassen van het personeelshandboek. Want dat maakt immers deel uit van de arbeids­overeenkomst en is een belangrijke schakel in het personeels­beleid. Met de tips in dit artikel geeft u daar zorgvuldig invulling aan. En dan zit het werkgeverschap bij u wel goed.

Meer informatie?
Neem contact op met Karin Andre-de Bie, Senior Specialist Employee Benefits, via k.andre@meijers.nl of +31 (06) 24 530 791