Verzekeringen voor de hele evenementenbranche, niet alleen voor de organisator
De tent staat. Het podium ook. Twee uur voor opening rijdt een vrachtwagen van de tentenverhuurder een stroomkabel kapot. De organisator belt zijn verzekeraar. Die verwijst naar de verhuurder. De verhuurder verwijst terug. Het evenement begint anderhalf uur te laat, de schadeclaim wordt maanden later nog betwist. Niemand had vooraf vastgelegd wie in dit scenario verantwoordelijk was. Dit soort situaties is geen uitzondering. Het is wat er gebeurt als een evenement wél goed georganiseerd is, maar de verantwoordelijkheden in de keten niet.
"Een evenement staat nooit op zichzelf," zegt Tess Holtslag, Practice Leader Media & Entertainment bij Meijers. "Achter elk festival, congres of sportevenement schuilt een samenspel van organisatoren, verhuurders, leveranciers en gemeenten. Partijen rekenen er vaak op dat 'de verzekering het wel oplost'. Maar zonder heldere afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is, lost de verzekering niets op."
Onmisbare schakels, onderschatte risico's
Verhuurders van evenementenmaterialen, podiumbouwers, licht- en geluidstechnici: zij leveren onmisbare onderdelen aan een evenement. Hun materialen gaan van transport naar opbouw, gebruik en afbouw, vaak onder flinke tijdsdruk. Elke fase kent eigen risicomomenten. Tijdens transport raakt apparatuur beschadigd of verdwijnt er materiaal. Bij het lossen beschadigt de locatie. Een hijskraan raakt een naastgelegen constructie. Een medewerker van een onderaannemer valt van een stellage. Elk incident roept dezelfde vraag op: welke verzekering komt in beeld? Die van de verhuurder, de organisator of geen van beide? Het antwoord hangt af van de afspraken in de contracten. En juist daar zit vaak het probleem: veel contracten houden onvoldoende rekening met dit soort scenario’s.
Waar risico’s verschuiven
Het probleem zit zelden in de grote risico’s. Die hebben organisaties meestal wel in beeld. Juist in de overgang tussen partijen ontstaan gaten: het moment waarop materiaal of verantwoordelijkheid van de ene partij naar de andere verschuift. Wie is aansprakelijk als een podiumbouwer schade veroorzaakt op een locatie die de organisator heeft gehuurd? En valt uitval van gehuurde apparatuur onder de evenementenverzekering van de organisator of onder de polis van de verhuurder? Zulke vragen zijn goed te beantwoorden, zolang u ze maar stelt vóórdat er iets misgaat.
Een verzekering die aansluit op de praktijk
Een goede evenementenverzekering volgt de keten. Dat betekent: inzicht in de algemene voorwaarden van alle betrokken partijen, in hoe materialen worden overgedragen en in welke risico's op welk moment bij wie liggen. Pas dan is duidelijk of er dekkingsgaten zijn, en waar aanvullende afspraken nodig zijn. Dat vraagt om meer dan een standaardpolis. Het vraagt om iemand die de praktijk van de evenementenbranche kent en weet waar de keten kwetsbaar is.
Bent u verhuurder, leverancier of organisator van evenementen?
Als er iets misgaat op uw evenement, bepalen uw contracten en verzekeringen samen wie de schade draagt. De specialisten van Meijers brengen voor uw specifieke situatie in kaart waar de verantwoordelijkheden in de keten liggen en of uw huidige dekking daarop aansluit. Neem contact op via info@meijers.nl of +31 20 642 0524.
