Meijers Credit onderzoekt E-facturatie: wat betekent de ViDA-richtlijn voor jouw bedrijf?

E-facturatie wordt de nieuwe standaard binnen de Europese Unie. Deze verandering maakt deel uit van het programma VAT in the Digital Age (ViDA), waarmee de EU btw-fraude wil terugdringen en real time btw-controle invoert via het systeem van Continuous Transaction Control (CTC). ViDA verplicht bedrijven straks om btw-informatie elektronisch en real time te rapporteren. Deze digitaliseringsslag vraagt om actie: bedrijven moeten hun systemen en processen voorbereiden.

Wat houdt ViDA precies in?

De ViDA-richtlijn is een initiatief van de Europese Commissie om btw-rapportages te harmoniseren. In de praktijk betekent dit dat bedrijven binnen de EU verplicht worden om facturen digitaal te verzenden én te ontvangen. Ook moeten btw-gegevens real time worden gedeeld met belastingdiensten.

De voordelen? Minder administratieve lasten, betere handhaving én een stap richting een duurzame en transparante economie. De invoering staat gepland voor uiterlijk juli 2030, al stemmen het Europees Parlement en de lidstaten nog over de definitieve invoering. Verschillende landen, zoals België (vanaf januari 2026), hebben al aangekondigd eerder te starten.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

E-factureren houdt in dat je factuurdata rechtstreeks verzendt naar het ERP (Enterprise Resource Planning-systeem) -, inkoop- of workflow systeem van je klant. Dit verloopt via het veilige en betrouwbare Europese Peppol-netwerk. Daardoor hoeft niemand factuurdata meer handmatig over te typen, worden fouten voorkomen en worden facturen sneller betaald. Naast factuurdata kunnen ook orders en factuur statussen worden uitgewisseld.

De overstap vraagt om technologische én organisatorische aanpassingen, zoals het upgraden van je ERP-systeem, voldoen aan de Europese standaard (EN 16931) en het naleven van de AVG.
Maar deze investering levert veel voordelen op voor je creditmanagement:

1. Optimale integratie tussen processen

Boekingsvoorstellen en betalingsgegevens worden direct verwerkt in het systeem van de ontvanger. Dit verkleint de kans op fouten, voorkomt handmatige interventies en zorgt voor een snellere cashflow.

2. Zekerheid over aflevering en verwerking

In tegenstelling tot traditionele facturen ontvang je bij e-facturen een bevestiging van ontvangst vanuit het systeem van de klant. Dit geeft zekerheid over aflevering en helpt om discussies over late betalingen te voorkomen. Bovendien voldoe je eenvoudiger aan internationale compliance-eisen. Er zijn zelfs mogelijkheden voor statusupdates en snellere geschilafhandeling.

3. Kwalitatievere data voor beter inzicht

E-facturen bevatten meer en betere informatie op regelniveau dan bijvoorbeeld een PDF. Hierdoor krijg je als organisatie beter inzicht in gekochte goederen, hoeveelheden en afwijkingen. Dit draagt bij aan een transparanter en effectiever creditmanagementproces.

Wie nu al begint, profiteert straks van lagere kosten, snellere betalingen, minder fouten en meer grip op risico’s.

Hoe kun je starten met e-factureren?

Afhankelijk van je huidige ERP-software zijn er verschillende manieren om aan te sluiten op het Europese Peppol-netwerk en te starten met e-factureren:

1. Uw ERP-software ondersteunt Peppol
   Je kunt e-factureren eenvoudig activeren binnen je bestaande ERP-pakket.
2. Uw ERP-software ondersteunt geen Peppol maar kan wel e-facturen sturen
   Je hebt een aanvullend Peppol Access Point nodig dat je koppelt aan je ERP-applicatie.
3. Je digitaliseert het volledige proces met e-ordering en e-invoicing
   Je kiest voor een e-transactienetwerk waarin je meerdere applicaties integreert voor Order to Cash (O2C), Purchase to Pay (P2P) en andere processen.

 Hoe bereiden andere landen zich voor?

• België: vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht.
• Frankrijk: vanaf 1 september 2027.
• Duitsland: verplicht per 1 januari 2028, afhankelijk van de bedrijfsomzet.

Ook in Nederland is e-facturatie bij publieke aanbestedingen aan de overheid al verplicht. Het is nagenoeg zeker dat ook het Nederlandse bedrijfsleven volledig moet overstappen.

Hoe helpt Meijers Credit?

Een goede voorbereiding voorkomt risico’s en zorgt voor grip op het transitieproces. Meijers Credit begeleidt ondernemingen bij de overstap naar e-facturatie, vanuit een bredere visie op creditmanagement en risicobeheersing. Wil je weten wat ViDA voor jouw organisatie betekent? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

 Q&A

1. Wanneer wordt e-facturatie verplicht binnen de EU?
   De Europese Commissie mikt op invoering van de ViDA-richtlijn in 2030. Diverse landen zoals België, Frankrijk en Duitsland voeren dit al eerder gefaseerd in.
2. Moet ik als Nederlands bedrijf nu al actie ondernemen?
   Ja. Wie zich nu voorbereidt, houdt regie over de implementatie. Bovendien zorgt vroege aanpassing voor efficiëntere processen en betere compliance.
3. Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij de overstap?
   Upgraden van systemen, naleving van de AVG, aansluiten bij Europese e-facturatiestandaarden (EN 16931) en integratie via Peppol. Meijers Credit helpt bij het implementeren en borgen van deze stappen.