Nieuwe Europese regels “VAT in the Digital Age (ViDA)” maken e-facturatie de verplichte standaard
E-facturatie wordt verplicht in de EU. Met de nieuwe Europese wetgeving VAT in the Digital Age (ViDA) verandert factureren de komende jaren ingrijpend. Landen als Duitsland, België en Frankrijk lopen voorop en ook Nederland volgt uiterlijk in 2030. Voor bedrijven die zakendoen binnen de EU betekent dit: overstappen op digitale facturen en real-time btw-rapportage. Wat houdt ViDA precies in en wat betekent dit voor uw processen? Onlangs ging Kariem Eliasar, directeur Meijers Credit, tijdens een webinar in gesprek met Jaap-Jan Nienhuis, e-facturatie expert en product manager E-invoicing bij 4CEE, over dit onderwerp. In dit artikel leest u de belangrijkste inzichten en aandachtspunten.
De voordelen van e-facturatie: efficiënter en kostenbesparend
E-facturatie draait om de volledig digitale en geautomatiseerde uitwisseling van facturen tussen ERP-systemen, gebaseerd op een uniform bestandsformaat. Hierdoor kunnen financiële systemen facturen direct en automatisch verwerken. Ook belastingautoriteiten krijgen vrijwel realtime inzicht in transacties, zonder handmatige handelingen. Dat verhoogt niet alleen de snelheid, maar ook de betrouwbaarheid van het proces. Organisaties besparen gemiddeld tussen de € 12 en € 40 per factuur, doordat werkzaamheden zoals handmatig controleren, scannen en invoeren verdwijnen. Gegevens worden direct correct vastgelegd in het systeem, wat leidt tot een efficiëntere werkwijze, minder risico’s en snellere betaling.
Grote gevolgen voor internationaal actieve organisaties
Voor bedrijven die in meerdere Europese landen actief zijn, betekent deze ontwikkeling een ingrijpende verandering. Waar nu nog uiteenlopende nationale regels gelden, wordt toegewerkt naar één geharmoniseerde aanpak. In landen als België en Portugal is e-facturatie al vanaf 2026 verplicht; uiterlijk in 2030 moeten alle EU-lidstaten voldoen aan de nieuwe eisen. Dit vraagt om centrale aansturing, goede IT-ondersteuning en duidelijke communicatie richting lokale teams en klanten. Zonder heldere regie kan de impact op processen groot zijn.
Peppol: het netwerk achter veilige e-facturatie
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) vormt het beveiligde netwerk waarmee e-facturen op een betrouwbare manier worden verzonden en ontvangen. Het fungeert als een digitale verzendstraat die zowel de authenticiteit als de aflevering bevestigt. Na verzending ontvangt u een ontvangstbevestiging, vergelijkbaar met aangetekende post. Hierdoor is altijd inzichtelijk wanneer een factuur is verstuurd en ontvangen.
Voor de Nederlandse overheid is Peppol al verplicht. Veel moderne ERP-systemen, waaronder AFAS, ondersteunen dit netwerk standaard. In dat geval volstaat vaak het activeren van de juiste instelling. Wanneer een systeem nog geen Peppol-koppeling heeft, kan aansluiting via een externe dienstverlener nodig zijn. Omdat facturen gevoelige bedrijfs- en klantgegevens bevatten, vraagt de implementatie ook aandacht voor cybersecurity en governance. U kunt dit zelf inrichten of kiezen voor uitbesteding aan een gespecialiseerde partner. Tijdige en weloverwogen keuzes zijn hierbij essentieel.
Heldere communicatie voorkomt problemen
Een soepele overgang begint met duidelijke en tijdige communicatie richting klanten en ketenpartners. Daarmee voorkomt u fouten, vertragingen en onnodige frustratie. Zeker bij samenwerking met landen waar e-facturatie eerder verplicht wordt, is een goede voorbereiding onmisbaar.
Vragen?
Wilt u inzicht in hoe u compliant blijft én uw financiële processen toekomstbestendig inricht?
Meijers Credit ondersteunt u als strategische creditmanagementpartner bij het verbeteren van facturatieprocessen en efficiency. Neem gerust contact met Kariem Eliasar via k.eliasar@meijerscredit.nl of +31 20 642 0524.